La tecnología Business Intelligence (BI) ha tenido un impacto enorme en los procesos de toma de decisiones de las empresas. En los últimos años se ha convertido en uno de los tipos de software más implantados en el mundo de los negocios, ayudando a ejecutivos, directivos y analistas profesionales a estar en contacto con las actividades del día a día.

Sin embargo, desde el punto de vista del usuario final, la tecnología BI sólo está comenzando a alcanzar todo su potencial. En este artículo, me propongo identificar seis maneras para impulsar los ratios de adopción del BI y lograr un mayor retorno de las inversiones en este tipo de tecnología.

• Dar servicio a un mayor número de usuarios

Durante años hemos estado oyendo cómo el BI está dirigiéndose a cantidades masivas de usuarios. Los proveedores hacen su software de BI más accesible para los usuarios casuales, y los clientes crean aplicaciones de BI que alcanzan un espectro mucho más amplio de usuarios. Cuántos más consumidores de información tengamos, mayor será el valor que aporta las inversiones en tecnología BI.

Para ofrecer verdaderamente la tecnología BI a todos los empleados de una organización, debemos ser capaces de proporcionar a los usuarios un alto grado de sofisticación pero a través de un interface que les resulte simple de utilizar y que no requiera formación alguna. Cuando se trata de generar informes, los desarrolladores deberían crear informes universales en base a ciertos parámetros que ofrecen a miles de usuarios miles de potenciales resultados – sin que sea necesario que los usuarios tengan que saber cómo utilizar la herramienta de BI. Las empresas que tienen éxito en BI siguen este enfoque que podemos denominar “ad hoc guiado”, para que el BI sea fácil de digerir, guiando a los usuarios hacia las respuestas que necesitan. También, cada menú o formulario debería incluir una opción de suscripción o planificación, de forma que los usuarios puedan solicitar actualizaciones regulares a través de su correo electrónico.

• Suministrar información activa

Aunque siempre existirá una demanda de herramientas de BI profesionales para analistas que quieran realizar análisis profundos de la información (slice and dice), la nueva cara del BI implica suministrar a los usuarios información sobre la que se puede actuar en el contexto de sus actividades cotidianas.

Por ejemplo, un operador de un call center puede recibir una alerta avisándole sobre los nuevos descuentos en los productos más conocidos, para que los pueda ofrecer a los clientes. Un director comercial puede depender del conocimiento que le proporcione el sistema de BI para identificar los pedidos que superen un cierto valor y recomendar un proveedor principal según las promociones actuales y la disponibilidad de los productos. Mientras tanto, un comercial puede recibir actualizaciones sobre las incidencias de los clientes con sus cuentas, y los directores de producción obtener alertas sobre el aumento de los volúmenes de pedidos que puedan impactar en la línea de montaje.

A medida que el BI se hace más operacional en su naturaleza, se hace también más profético. En los ejemplos anteriores, estos empleados no tienen que ejecutar informes o enviar consultas. La información les encuentra cuando es relevante. Y es que las aplicaciones de BI deberían diseñarse para reaccionar ante las actividades operacionales.

Estos entornos de BI en tiempo real a menudo implican el cambio de un proceso en base a un análisis en línea embebido en dicho proceso. Esto permite a los usuarios de negocio tomar decisiones según ocurran determinados eventos y condiciones, como por ejemplo qué clientes son más probables de abandonar o qué artículos se están agotando en el inventario.

La tecnología de integración embebida proporciona los aspectos básicos de estas aplicaciones dinámicas de BI: el acceso a los datos, enrutamiento de los mensajes, sincronización con los eventos de negocio y realización de transacciones según un flujo de trabajo predefinido. Esto permite a estas aplicaciones estar “atentas” a los eventos, determinar qué acciones llevar a cabo de acuerdo a niveles predeterminados o enviar la información a un agente activo para tomar una decisión instantánea.

• Desplegar el BI como servicio

Cuando los entornos de BI son más activos y operacionales, las capacidades de BI a menudo toman la forma de servicios que pueden ser desplegados a través de portales, cuadros de mando y otros tipos de procesos de negocio. Estas aplicaciones de BI orientadas a servicios abren toda una nueva dimensión para la industria del BI, a medida que las compañías aplican su experiencia a un sector vertical particular.

Por ejemplo, además de ayudar a las empresas a gestionar sus Recursos Humanos y nóminas, algunas organizaciones profesionales de recursos humanos están ofreciendo la posibilidad de albergar estos datos para terceros y ofrecer capacidades analíticas para que puedan generar informes. Asimismo se observa una tendencia con firmas de compensación que ofrecen capacidades de BI a agentes de bolsa y sus profesionales de inversión, así como de compañías de tarjetas de crédito que permiten a su red de comercios analizar los datos transaccionales para tener un mejor conocimiento de los patrones de compra de los clientes.

Pero, ¿qué es lo que tienen en común todas estas aplicaciones de BI? Están implementadas como servicios de una base de datos de clientes existente. Más importante aún, han convertido lo que tradicionalmente ha sido un centro de costes en un centro de beneficios.

Mientras que algunos proveedores de BI están comenzando a desplegar sus herramientas básicas en un entorno de software como servicio, creo que aún hay un gran potencial para crear y desplegar aplicaciones de BI individuales como servicio. Los futuros proveedores de aplicaciones no serán proveedores de BI sino desarrolladores creativos que comprendan el área de competencia del negocio y creen entornos analíticos listos para utilizar por sus clientes.

• Integrar tecnología de Buscadores Empresariales

El valor verdadero de la tecnología de búsqueda empresarial se da cuando puedes alimentar el motor de búsqueda con todas las fuentes de datos y analizar los resultados en el camino. Lo ideal sería que pudiera ser capaz de ofrecer a los usuarios la posibilidad de buscar contenidos empresariales de manera tan fácil como si usaran su buscador de Internet favorito. Esto permite a los usuarios acceder al contenido de business intelligence dinámico además de fuentes de datos estructurados y no estructurados a través de toda la empresa.

El hecho de que los usuarios puedan localizar fácilmente los hechos clave a través de simples búsquedas con su teclado, hace que la empresa gane en productividad, ya que los empleados empelarán mucho menos tiempo buscando información. Por ejemplo, puede que quiera localizar todas las referencias a un gran número de bases de datos, transacciones e informes generados dinámicamente. O puede que quiera saber todo lo que ha hecho su compañía con un cliente en particular el último mes. ¿Ha llamado alguna vez al call center? ¿Su contrato de mantenimiento está actualizado?

Desafortunadamente, la mayoría de las herramientas de BI ofrecen sólo capacidades de búsqueda rudimentarias. Normalmente, trabajan construyendo un índice de datos empresariales consolidados. Sólo una cantidad pequeña de información se archiva, lo que limita la utilidad de este modelo. Al utilizar tecnología de integración embebida, el entorno de BI puede llevar las búsquedas a un nuevo nivel. Por ejemplo, cuando se procesa una transacción en el sistema ERP, puede suministrar información al índice de búsqueda, de manera que los usuarios puedan encontrar de manera inmediata los datos cuando inicien las búsquedas. Estos usuarios pueden comenzar con búsquedas en formato libre al estilo Google, y después llegar hasta las transacciones y bases de datos asociadas para encontrar información adicional, correlacionando eventos a medida que surgen.

• Dar alas al BI con capacidades analíticas móviles

Los smart phones de hoy en día cuentan con pantallas y teclados que facilitan el acceso y el despliegue de contenidos web. Una vez que los usuarios móviles prueban las capacidades de estos dispositivos comienzan a solicitar acceso a los datos corporativos. Si pueden mandar un email o navegar por la Web con sus teléfonos, ¿por qué no poder chequear los últimos resultados de las ventas o pedir un informe de inventario?

Claramente, los desarrolladores de aplicaciones móviles de BI deberían recordar unas pocas reglas fundamentales. Dado que la memoria y poder de procesamiento de los dispositivos móviles no puede igualarse a la de los ordenadores de sobremesa y los portátiles, es crítico suministrar únicamente la información más relevante. Los desarrolladores deberían prestar especial atención a las pequeñas pantallas de los smart phones, que son más adecuadas para informes del tipo mini cuadros de mando.

Desde el punto de vista de la arquitectura, las aplicaciones móviles de BI no deberían requerir que el usuario se instalara ningún software extra en su dispositivo móvil. Este es el paradigma que Apple está popularizando con el iPhone. Desarrolladores, tomen nota: el escenario ideal es crear aplicaciones de BI web centralizadas que puedan recibir peticiones fácilmente y suministrar información a los usuarios móviles. Sus clientes no deberían requerir ningún software especial, sino un simple navegador web.

Por supuesto, presentar informes y alertas es tan sólo el principio. Para lograr todo el potencial de la solución de business intelligence móvil, los usuarios necesitan analizar los datos también.

Algunos proveedores de BI han creado informes y cuadros de mando “activos” que combinan datos y capacidades analíticas en una pantalla HTML ligera. Los informes activos incluyen una carga de datos de manera que los usuarios puedan crear cuadros, tablas y realizar análisis de la información seleccionada del servidor incluso aunque estén desconectados de la red.

• No casarse con los Data Warehouses

No se deberían implementar data warehouses sin un conocimiento claro de los retos del negocio para los que han sido diseñados. Existen muchas maneras de suministrar información precisa y oportuna. Analice cada reto de negocio para determinar si el data warehouse o cualquier otro tipo de solución de acceso a la información está en orden.

Expongo a continuación algunas alternativas a considerar:

• Suministrar datos directamente de las fuentes operacionales (o una copia de estas fuentes establecida para la generación de informes)
• Suministrar el data warehouse con datos cuando se realice una transacción
• Generar información activada por ciertos eventos en la base de datos
• Utilizar servicios Web para crear informes y suministrar información directamente a los usuarios de negocio

Las aplicaciones de BI dinámicas operacionales y embebidas prueban que no es necesario un data warehouse como fuente de las iniciativas de BI. Es necesario evaluar las necesidades de cada empresa, y seleccionar la mejor opción de integración de datos que mejor se adapte a cada una. De esta forma, se pueden ahorrar meses o años en costoso trabajo de desarrollo.

• Conclusión

Los entornos de BI de hoy en día ofrecen a las compañías una nueva forma de dar servicio a los clientes, interactuar con partners y suministrar información a todos los tipos de usuarios –en algunos casos creando nuevas líneas de negocio. El BI no implica necesariamente construir un data warehouse y hacer que los usuarios se pierdan con el uso de herramientas de generación de informes de propósito general. Implica una estructura general que involucra a una parte amplia de la organización utilizando simples pero potentes capacidades de análisis que pueden ser embebidas en las rutinas de trabajo que le son familiares al usuario.

Los desarrolladores de BI deberían esforzarse para hacer que sus aplicaciones  sean más accesibles con capacidades de acceso a los datos en tiempo real, análisis móviles y búsqueda empresarial – idealmente como parte de una arquitectura orientada a servicios. Esto, sin duda, permitirá que el BI llegue a una mayor audiencia.